自僱者、小商家可以準備的財務報表:損益表&資產負債表介紹

文章最後更新於 01/27/2022 by aillynotes

除了單純領薪資外,Self-employment也是一種很常見的模式。在自媒體、微型創業、創業概念越來越興起的情況下,除了草創初期都還是費用大於收入的情況下,隨著收入跟資產逐步增加,也需要考慮準備財務報表讓自己更了解商業經營、也是要能符合稅務申報。

在Business逐漸上軌道、或是開始顯著成長後,可以考慮維持長期的帳務系統的好處,除了每年的Tax Filing Season會更容易之外,也能讓Business owner對自己的營運狀況、未來預測、現金狀況與水位有更詳細的了解。雖然各種財務報表看起來很Formal 又很制式,但也因為這樣簡單(也幾乎都沒有什麼大改變)的格式,能讓Business owner能有更直覺得方式讀取資訊。

損益表 Profit & Loss/Income Statement

損益表常用Calendar year表達,也就是1/1-12/31的經營狀況,又會分成Cash Basis(現金基礎制)跟Accrual Basis(應計基礎制)簡單來說,Cash Basis就是銀行或現金出帳、收帳才算;Accrual Basis是當合約/事實/費用可合理估計時即要計入帳務。

舉例而言,A君在12/31日已經開一張支票給供貨商A購買電腦設備,但供應商在隔年度1/3才到銀行兌現取款。以Cash Basis現金基礎制而言,此筆費用不計入當年度帳務;但以Accrual Basis應記基礎制的架構,此筆費用必須計算在當年度帳務費用。

通常一般Small Business會選擇Cash Basis,相對較簡單紀錄且如果交易量不大也適用;而大型公司或上市公司,由於日常商業行為眾多、且會有會計原則公開申報考量,通常以以應記基礎制Accrual Basis為主。

損益表的概念,就跟聯邦稅表-Schedule C上的科目跟概念很像,最後都是要算出Net Income/Net Earnings。當然稅務上會有一些科目名稱跟損益表不太一樣,但主要都是以Income/Gross Receipts來看各種收入;而Expenses/checks written to vendors/customers都是要看各種商業費用。

如果是沒有太多特殊情況的Business,net earnings/net income就是Gross Receipts減去各項Ordinary and necessary business expenses得到的結果

資產負債表 Balance Sheet

以C Corporation為例,IRS規定若總資產(Total Assets)和總收入(Gross Receipts)超過$250,000Threshold的Business Entity都需要申報資產負債表。不同的Business Entity可能規定會有些差異,但一但超過$250,000就一定要確認是否有Filing responsibilities。

又或是成立LLC的話,通常不論資產/Gross Receipts的年度總額,很多州都會要求要提供年底的Net Asset金額。而Net Asset就是由(Assets資產 – Liabilities負債)的金額;資產負債定義將在下幾段介紹。

以下是IRS Schedule L的範例(在Form 1120s, Form 1120, 跟Form 1065都有Schedule L,科目跟申報方式都差不多)

不同於損益表(又稱Profit & Loss/或Income Statement)看的是一個特定區間的營運狀況,資產負債表Balance Sheet 看的是一個時間點的資產概況。資產負債表看的是一個時間點的商業整體概況,通常最重要的期初1/1與期末12/31。而用資產負債表跟損益表可以編纂出現金流量表。這部分在介紹下去就會變成會計學教科書了,所以有個概念即可。

商業資產負債表主要以三大項目組合。如果是經營自己的Business已經有幾個月、幾年的時間,會要清理並建立出一個期初資產負債表(Beginning Balance)

資產 Assets

  • 最常見的就是Checking Accounts/Savings Accounts/Investment Accounts。
  • 如果沒有販售實體商品,而是線上課程、知識相關(例如Blog Post/YouTube Video/Podcast等),則不會有Inventory(存貨)這個科目。
  • 如果是預售商品/服務/課程,可能會有Accounts Receivable(應收帳款),但主要取決於使用何種會計Basis。如同前述所說的Cash Basis或Accrual Basis。如果是走Cash Basis,則如果收到錢才計入收入的話,就不會有Accounts Receivable這個科目。舉例而言,如果在2021年11月31日Amazon上有聯盟行銷收入,但通常是下下個月25號才會收到付款,則如果是走Accrual Basis就會在2021年就有先認列當月有收入;而如果是Cash Basis

負債 Liabilities

  • 最常見的就是借款、包括信用卡Balances等。
  • 應付帳款Payables:如同損益表的Cash Basis跟Accrual Basis概念,如果是Accrual Basis,則此項目會顯示目前已使用的服務/商品,應該要付給供應商但尚未付出現金的部分。

股東權益(包含股本、投入資金)Shareholder’s Equity

  • 如果是C Corporation,則股東權益就會包括股本的金額,例如有多少common shares,每shares多少。
  • 最大項目就是來自股東或Business Owner的投入資金

現金流量表 Cash Flow Statement

一旦製作好Profit & Loss跟Balance Sheet後,接下來就可以製作Cash Flow現金流量表。另外再考慮未來的成長率跟折現率,則可以製作或算出Discounted cash flow價值。

其實各種報表製作的好處,就是會有更多資訊幫忙做決策。例如可以更了解自己Business的淡旺季狀態、更精準預估Business的cash flow月度分佈,如果即將有大筆金額支出,也可以提前規劃。

想要準備自己的財務報表,前置作業建議

1. 清理帳務、使用專門的Business Account收款或支付商業費用

如同上述所說,資產最常見的就是checking accounts//Savings Accounts/Investment Accounts,而如果要得到這些帳戶的商業使用portion的balances,最為簡單的方式就是帳戶專門提供自己的Business使用,這樣需要balances資訊時就可以直接從bank statements中得到,而不需要再去拆分business跟personal portion。

以我自己申辦的經驗,Chase的Business credit card的申辦對Sole proprietorship非常友善,只要填入自己的訊息、business 雇用人數(如果是Self-employed就填入除了自己以外0人)、每年的預估Gross Receipts等訊息,就可以等候帳戶是否通過的訊息。不需要額外提供稅表、或資產負債表Balance Sheet等資訊;而且Chase 也有提供許多Business Checking account的開戶優惠(例如最近有存滿$2,000 USD開戶獎勵$300的活動)、Business Credit Card也都一直有消費送點數活動(可以兌換機票)。

  • Chase商業帳戶:https://www.chase.com/business/checking
  • Chase商業信用卡:Chase有推出三張商業信用卡,介紹請點此,有無年費的Chase Ink Business Unlimited、無年費的Chase Ink Business Cash、跟年費$95的Chase Ink Business Preferred

2. 可以使用的會計帳務服務商做Bookkeeping:QuickBooks軟體 + Fiverr找人幫忙

QuickBooks 連結銀行/信用卡帳戶自動導入資料

要規劃開始製作自己的各類財務報表(損益表Profit & Loss跟資產負債表Balance Sheet)、或讓未來稅務申報能更方便,可以考慮使用美國最多中小企業和自僱者使用的QuickBooks

QuickBooks有推出網頁或桌面版本的軟體,我個人更推薦線上版本的QuickBooks,使用起來會更直觀而且更user friendly,而且隨時都可以access;傳統的桌面版本感覺就適合會計人員使用,介面沒有那麼友善,部分功能不好找尋。

Quickbooks有提供For Small Businesses和For Freelancers版本。For Freelancers會比Small Business方案更便宜,但最大的缺點就是For Freelancers的版本沒有Reports功能,也就是最多能幫忙產生損益表可以report在Schedule C、但無法幫忙產生Balance Sheet或Cash Flow現金流量表。

Quickbooks帳務處理的特點,是可以連結到自己選定的Credit Card跟銀行帳戶,會即時抓取最新的交易同步到軟體中,除了Date、Payer、Vendor、Payee、Amount、跟Description資訊都會自動抓取外,可以讓用戶選擇歸類到哪些科目,選擇完成後會自動幫忙生成相關報表,不用自己鑽研如何編制報表、或如何記帳。只要前期設置完成&了解一下基本使用方法就可開始運作。

最便宜的Simple start就有基本報表的功能,但是是每月訂購的服務,一開始使用大概就會變成每月固定要支出的小額費用(跟很多軟體、Email marketing的provider收費方式很像)

Fiverr 找Freelancer

Business Owner開好QuickBooks帳號後,想請人幫忙入帳或維護帳務、確認是否有入帳成功等問題,Fiverr上有非常多的freelancer可以幫忙bookkeeping或recording

  • Fiverr連結,可以搜尋Bookkeeping就可以找到幫忙記帳或操作Quickbooks的選項:https://fvrr.co/3qYtmCZ
Quickbooks Small Business方案
QuickBooks Self-employed方案

Summary

Self-Employed或Small Business的創業家,初期可能有點辛苦、但一定會隨著時間跟努力慢慢將企業/Services逐漸發展壯大。

在發展的同時也記得要開始規劃商業紀錄的完整性,例如疫情期間Business下降受到影響的商家,可以向Small Business Administration(SBA)申請Covid-19 EIDL 或PPP Loan等等,而且部分會變成Government grants(不需要返還)、也不需要繳稅的。

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